Organiser des séances de travail respectueuses en visioconférence

Pour cette rentrée, qui ne se fera pas en présentiel, du moins dans des conditions respectueuses de la santé et de la sécurité sanitaire des étudiant·es et des agent·es, Academia republie en deux billets les suggestions d’Efigies Lyon : un guide pratique sur l’organisation de séances de travail en visioconférence (réunions, séminaires, etc.) respectueuses ; un« billet pour dénoncer la récupération du handicap par les personnes qui s’opposent à l’écriture inclusive ».Volet 1 : guide pratique

  • Par les membres d’Efigies Lyon
    Publié originellement sur le carnet d’Efigies, 15 décembre 2020

Notice pour l’organisation des séances

Avant la réunion

Fixer une date
Envoyer des documents ou des informations

  • Utiliser un outil de sondage compatible avec les logiciels de synthèse vocale : Framadate https://framadate.org/
  • Penser à renseigner malgré tout les propositions de dates et d’horaires dans le corps du mail, et de proposer aux personnes n’ayant pas la possibilité de remplir le sondage d’envoyer leurs disponibilités, et les intégrer au sondage

Exemple : Lundi 23 Novembre : 8h-10h

Créer un formulaire d’inscription

  • Utiliser un outil de formulaire compatible avec les logiciels de synthèse vocale : Framaforms
  • Proposer malgré tout aux personnes n’ayant pas accès au formulaire de s’inscrire par un autre biais https://framaforms.org/

Envoyer des documents ou des informations

  • Nommer les pièces jointes de la manière la plus explicite (par exemple : auteurice. Titre. Date)
  • Envoyer autant que faire se peut des documents au format doc, docx, rtf, txt. Eviter le format odt (édité par Libre office). Et proscrire les documents au format jpg (les photos, les scans de qualité basique, etc.). Pour le format pdf, veiller à ce qu’il s’agisse d’un pdf issu d’un texte (possible de faire un copié-collé), et pas d’un pdf issu d’une image (impossible de faire un copié-collé).

Réponse apportée au commentaire de B.  déposé sous ce billet.

  • Préciser le contenu et la direction d’un lien hypertexte (par exemple : voici un lien vers le site du REHF : http:// …)
  • Décrire les images éventuellement transmises
  • Limiter autant que faire se peut le recours à des tableaux, qui sont difficiles à lire par certains logiciels de synthèse vocale
  • Proscrire les powerpoint ! qui ne sont pas accessibles à la plupart des logiciels de synthèse vocale
  • Essayer dans les échanges et dans les documents de ne pas faire de long texte sans aération (espace, mise en gras de certains éléments importants, structurer les informations avec des chiffres et/ou tirets etc) avec une police de minimum 12 et interligne 1,2, car les longues lectures de pavés de texte sont très fatigantes pour les dyslexiques)
  • Ne pas utiliser le mode « commentaires » et limiter les notes de bas de page, qui sont difficilement lisibles pour les logiciels de synthèse vocale

Anticiper l’organisation

  • Bloquer une date de séance au minimum 15 jours avant, afin de rendre possibles les demandes d’interprétariat LSF, de retranscription en vélotypie, d’auxiliaire lecteurice/scripteurice, etc.
  • Solliciter systématiquement les pôles handicap universitaires pour obtenir la LSF, la vélotypie, etc., ne serait-ce que pour mettre en évidence la nécessité de ce service

Diffuser l’information

  • Envoyer la date, l’horaire et la thématique de la réunion sur différents canaux, et surtout sur la liste de diffusion (Framaliste) du réseau, pour que tout le monde reçoive l’info dans sa boîte de réception
  • Préciser les informations importantes dans l’objet du mail (date, horaire, thème)

Recourir à des modalités de réunion accessibles

  • Veiller à ce que la réunion puisse être suivie en présenciel et en distanciel à chaque fois. S’il y a présenciel, veiller à ce que le lieu change mais reste indiqué clairement, et que ce lieu soit accessible en transports en commun, et accessible aux fauteuils roulants, par ascenseur. S’il y a distanciel, utiliser une plateforme accessible aux logiciels de synthèse vocale : Zoom. Sachant que cette plateforme n’est pas non plus optimale pour les lecteurs d’écran, donc ne pas prévoir des fonctionnalités trop complexes.
  • Utiliser un compte Zoom pro, qui permet de faire des réunions de plus de 40 minutes.
https://www.flickr.com/photos/jurvetson/3782899510/in/photolist-6Lhmem-4CF7JS-pN98mS-4DhsMA-XjZPXz-8wNNP-8S4Xbk-uABwAh-2i88VEw-BbJjhR-Qe9MDa-c56LVL-qxkq8v-ifBSf4-5CbEKD-apGdEW-27Lg2bc-4KjgZC-bvRqGZ-amES4H-Lg5Cf-Pxw8yx-4QJ8cb-8EpGgY-2hEeNgp-4Dapwp-6mjY7h-9XJyeo-34aYky-c7NDZ7-p6Sve-9hy8bf-r6dXXQ-oMqCRZ-VH6kho-5KCj7w-bkxCyk-fvVPZV-roBK4A-n1PhQV-bpxw8e-eemgLr-G6whRL-9ANK4j-9JYZL-7YdYv9-zRbB2-jhtLmh-2ho8tBS-deeozg

Respect. Credit: Steve Jurvetson, 2009

Pendant la réunion

Continuer la lecture