Organiser des séances de travail respectueuses en visioconférence

Pour cette rentrée, qui ne se fera pas en présentiel, du moins dans des conditions respectueuses de la santé et de la sécurité sanitaire des étudiant·es et des agent·es, Academia republie en deux billets les suggestions d’Efigies Lyon : un guide pratique sur l’organisation de séances de travail en visioconférence (réunions, séminaires, etc.) respectueuses ; un« billet pour dénoncer la récupération du handicap par les personnes qui s’opposent à l’écriture inclusive ».Volet 1 : guide pratique

  • Par les membres d’Efigies Lyon
    Publié originellement sur le carnet d’Efigies, 15 décembre 2020

Notice pour l’organisation des séances

Avant la réunion

Fixer une date
Envoyer des documents ou des informations

  • Utiliser un outil de sondage compatible avec les logiciels de synthèse vocale : Framadate https://framadate.org/
  • Penser à renseigner malgré tout les propositions de dates et d’horaires dans le corps du mail, et de proposer aux personnes n’ayant pas la possibilité de remplir le sondage d’envoyer leurs disponibilités, et les intégrer au sondage

Exemple : Lundi 23 Novembre : 8h-10h

Créer un formulaire d’inscription

  • Utiliser un outil de formulaire compatible avec les logiciels de synthèse vocale : Framaforms
  • Proposer malgré tout aux personnes n’ayant pas accès au formulaire de s’inscrire par un autre biais https://framaforms.org/

Envoyer des documents ou des informations

  • Nommer les pièces jointes de la manière la plus explicite (par exemple : auteurice. Titre. Date)
  • Envoyer autant que faire se peut des documents au format doc, docx, rtf, txt. Eviter le format odt (édité par Libre office). Et proscrire les documents au format jpg (les photos, les scans de qualité basique, etc.). Pour le format pdf, veiller à ce qu’il s’agisse d’un pdf issu d’un texte (possible de faire un copié-collé), et pas d’un pdf issu d’une image (impossible de faire un copié-collé).

Réponse apportée au commentaire de B.  déposé sous ce billet.

  • Préciser le contenu et la direction d’un lien hypertexte (par exemple : voici un lien vers le site du REHF : http:// …)
  • Décrire les images éventuellement transmises
  • Limiter autant que faire se peut le recours à des tableaux, qui sont difficiles à lire par certains logiciels de synthèse vocale
  • Proscrire les powerpoint ! qui ne sont pas accessibles à la plupart des logiciels de synthèse vocale
  • Essayer dans les échanges et dans les documents de ne pas faire de long texte sans aération (espace, mise en gras de certains éléments importants, structurer les informations avec des chiffres et/ou tirets etc) avec une police de minimum 12 et interligne 1,2, car les longues lectures de pavés de texte sont très fatigantes pour les dyslexiques)
  • Ne pas utiliser le mode « commentaires » et limiter les notes de bas de page, qui sont difficilement lisibles pour les logiciels de synthèse vocale

Anticiper l’organisation

  • Bloquer une date de séance au minimum 15 jours avant, afin de rendre possibles les demandes d’interprétariat LSF, de retranscription en vélotypie, d’auxiliaire lecteurice/scripteurice, etc.
  • Solliciter systématiquement les pôles handicap universitaires pour obtenir la LSF, la vélotypie, etc., ne serait-ce que pour mettre en évidence la nécessité de ce service

Diffuser l’information

  • Envoyer la date, l’horaire et la thématique de la réunion sur différents canaux, et surtout sur la liste de diffusion (Framaliste) du réseau, pour que tout le monde reçoive l’info dans sa boîte de réception
  • Préciser les informations importantes dans l’objet du mail (date, horaire, thème)

Recourir à des modalités de réunion accessibles

  • Veiller à ce que la réunion puisse être suivie en présenciel et en distanciel à chaque fois. S’il y a présenciel, veiller à ce que le lieu change mais reste indiqué clairement, et que ce lieu soit accessible en transports en commun, et accessible aux fauteuils roulants, par ascenseur. S’il y a distanciel, utiliser une plateforme accessible aux logiciels de synthèse vocale : Zoom. Sachant que cette plateforme n’est pas non plus optimale pour les lecteurs d’écran, donc ne pas prévoir des fonctionnalités trop complexes.
  • Utiliser un compte Zoom pro, qui permet de faire des réunions de plus de 40 minutes.
https://www.flickr.com/photos/jurvetson/3782899510/in/photolist-6Lhmem-4CF7JS-pN98mS-4DhsMA-XjZPXz-8wNNP-8S4Xbk-uABwAh-2i88VEw-BbJjhR-Qe9MDa-c56LVL-qxkq8v-ifBSf4-5CbEKD-apGdEW-27Lg2bc-4KjgZC-bvRqGZ-amES4H-Lg5Cf-Pxw8yx-4QJ8cb-8EpGgY-2hEeNgp-4Dapwp-6mjY7h-9XJyeo-34aYky-c7NDZ7-p6Sve-9hy8bf-r6dXXQ-oMqCRZ-VH6kho-5KCj7w-bkxCyk-fvVPZV-roBK4A-n1PhQV-bpxw8e-eemgLr-G6whRL-9ANK4j-9JYZL-7YdYv9-zRbB2-jhtLmh-2ho8tBS-deeozg

Respect. Credit: Steve Jurvetson, 2009

Pendant la réunion

Animation de la séance

  • Préférer une co-animation avec au moins deux personnes, pour que l’une gère les prises de paroles écrites et le Chat, et l’autre les échanges à l’oral
  • Préciser le rôle des animateurices en début de réunion
  • Respecter les horaires annoncés et, si jamais les discussions se poursuivent après l’heure de fin, elles ne doivent pas avoir un caractère décisionnel ou indispensable

Respect des identités de genre

  • Demander aux participant-e-x-s de renseigner entre parenthèses et après le nom le pronom qu’iels souhaitent utiliser (par exemple : il, elle, iel, ille, etc.)

Nota bene our ce faire, chaque participant-e-x doit modifier son nom de profil

  • Se référer à ces pronoms lorsqu’on s’adresse à une personne ou lors de la rédaction du CR

Distribution de la parole

  • Demander aux participant-e-x-s de s’inscrire sur les tours de parole, soit en levant la main virtuellement*, soit en l’exprimant dans le Chat, soit en le précisant à l’oral

*Nota bene. Sur Zoom, il existe normalement des raccourcis claviers pour « lever la main » : commande + Y sur Mac ; alt + Y sur PC

  • Recourir à une double liste : les personnes prennent la parole en fonction de l’ordre dans lequel elles se sont inscrites. Mais les personnes qui n’ont pas encore pris la parole sont prioritaires.
  • Veiller à ce qu’il soit possible de prendre la parole à l’écrit aussi bien qu’à l’oral. Penser à lire à haute voix les interventions dans le Chat à destination de toustes les participant-e-x-s
  • S’assurer que la parole n’est pas accaparée et monopolysée par certaines personnes, et notamment par des personnes non concernées par le validisme et/ou le sexisme. Si besoin, prévoir une limite temporelle pour les prises de parole. Le cas échéant, l’exprimer dès le début de la réunion.
  • Ne pas couper la parole au milieu d’une phrase et avec brusquerie, mais faire respecter le temps imparti

Accessibilité des échanges

  • Prévoir un service de vélotypie (une retranscription écrite simultanée des propos), même artisanale. Pour ce faire, utiliser soit la fonction de sous-titrage de Zoom, soit un partage d’écran avec un document collaboratif* Framapad
    https://framapad.org/fr/

*Nota bene. Malheureusement, il n’existe pas d’outil de document collaboratif accessible aux logiciels de synthèse vocale

  • demander aux participant-e-x-s qui prennent la parole à l’oral de toujours parler face à la caméra, d’allumer le micro* et d’être, autant que possible, dans un environnement lumineux (sans contre-jour) et silencieux. L’utilisation d’un micro-casque est recommandée.

*Nota bene. Sur Zoom, il existe des raccourcis clavier pour allumer/éteindre le micro (alt + A sur PC ; commande + A sur Mac) et pour allumer/éteindre la caméra (alt + V sur PC ; commande + V sur Mac)

Récapitulatif

Raccourcis clavier sur Zoom

  • Lever la main : PC = Alt + Y ; Mac = commande + Y
  • Allumer/éteindre le micro : PC = alt + A ; Mac = Commande + A
  • Allumer/éteindre la caméra : PC = Alt + V ; Mac = Alt + V
  • Rejoindre le panneau de discussion (Chat) : PC = Alt + H ; Mac = Commande + H
  • Rejoindre le panneau des participant-e-x-s : PC = Alt + U ; Mac = Commande + U

Généralités

  • La plupart des outils de la suite Google (Doodle, Google Form, Google Drive, Google Doc, etc.), en plus d’être politiquement problématiques, ne sont pas accessibles avec la majorité des logiciels de synthèse vocale

5 réflexions sur « Organiser des séances de travail respectueuses en visioconférence »

  1. Voici la réponse en version texte : Malheureusement, le logiciel LIBRE OFFICE est mal supporté par certains logiciels de synthèse vocale propriétaires qui sont majoritairement utilisés par les DV. Le logiciel WORD est bien plus accessible, bien que ce soit politiquement regrettable. Et comme le format .ODT n’est pas supporté par WORD et nécessite de passer par OPENOFFICE, il devient peu accessible.

  2. Je suis très intéressé par la remarque concernant les documents Libreoffice (odt) par rapport aux documents Microsoft Office (doc, docx). Les formats propriétaires (doc, docx) sont parfois difficiles à lire sur des plateformes libres (linux par ex.), et j’ai tendance à privilégier les formats ouverts (odt) pour permettre à toustes l’accès aux documents. Vous semblez dire que d’un point de vue de l’accessibilité c’est le contraire ? C’est bien dommage et il y a sans doute un travail à faire côté logiciels libres dans ce cas. Pouvez-vous préciser les raisons d’utiliser docx plutôt qu’odt ? Merci.

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